DeCA obligatorio: genéralo en segundos y lleva el QR listo en cada inspección

El DeCA (Documento electrónico de Control Administrativo) es la versión digital del documento que hasta ahora viajaba en papel en la cabina del camión. Acredita la relación contractual del transporte: quién carga, quién transporta, origen, destino, descripción de la mercancía y condiciones básicas del servicio. Es el documento que presenta el conductor cuando le para la Guardia Civil o un inspector de tráfico.

Desde el 5 de octubre de 2026, ese documento tiene que ser digital de origen. No un PDF que alguien ha escaneado. No una foto de la hoja impresa. Un documento generado directamente por software, con un QR que enlaza a una URL accesible sin contraseña para que el inspector descargue el documento en el momento.

La diferencia práctica es que la empresa de transporte necesita un sistema que genere ese PDF, aloje el documento en un servidor accesible y asigne un código único a cada expedición. Si el TMS o software de gestión actual no hace eso, hay que adaptarlo.

La obligación aplica al transporte público de mercancías por carretera. Transporte público significa transporte por cuenta ajena: una empresa con tarjeta de transporte que cobra a un cliente por mover su mercancía. Distribución, paquetería, transporte de palets, carga completa, grupaje, última milla — todo eso es transporte público.

También están obligados los cargadores contractuales, no solo el transportista efectivo. Si tu empresa contrata transporte aunque no tengas flota propia, tienes obligaciones en la cadena documental.

Están exentos los vehículos con masa máxima autorizada igual o inferior a 2 toneladas y el transporte privado (una empresa que mueve su propia mercancía con sus propios vehículos y sin cobrar a nadie por el transporte).

Operar con documentos en papel desde el 5 de octubre es una infracción bajo la Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible y el régimen sancionador del Reglamento de la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres (ROTT). La ley clasifica las infracciones por gravedad y las sanciones pueden afectar tanto al transportista efectivo como al cargador contractual. Consulta el BOE para los importes exactos con la fuente oficial.

Más allá de la sanción económica, hay un riesgo operativo inmediato: si en una inspección de carretera el conductor no puede mostrar el DeCA en el formato correcto, el servicio puede quedar retenido. Para una empresa que mueve carga perecedera o con compromisos de entrega estrictos, eso tiene un coste muy superior a la sanción.

En la mayoría de los casos, no es necesario cambiar el TMS o el sistema de gestión de transporte. Es necesario adaptarlo. El DeCA reutiliza la información que ya está en el sistema: datos del servicio, origen, destino, cargador, transportista, descripción de la mercancía. Lo que cambia es el formato de salida y la infraestructura de almacenamiento.

El módulo de adaptación necesita tres componentes: un generador de PDF nativo que tome los datos del expediente y los forme según los campos exigidos, un repositorio con URL pública accesible bajo HTTPS donde alojar cada documento, y un generador de QR que incruste la URL única en el documento antes de cerrarlo.

Si el sistema actual genera albaranes o cartas de porte en PDF, la base técnica ya existe. La adaptación es un proyecto acotado, no una migración completa.

El DeCA es la obligación española en vigor desde el 5 de octubre de 2026: documento digital de control para tráfico interior. El eCMR es la carta de porte electrónica internacional, voluntaria hoy pero con implantación creciente en rutas transfronterizas. El eFTI es el reglamento europeo que obliga a las autoridades de todos los países UE a aceptar información de transporte en formato digital desde julio de 2027.

Las tres capas apuntan en la misma dirección: el papel desaparece del transporte. El DeCA es el paso en vigor en España. El eFTI es el paso siguiente a nivel europeo. Las empresas de transporte que operen en rutas internacionales van a necesitar gestionar los tres tipos de documentación desde el mismo sistema.