DeCA obligatorio el 5 de octubre de 2026: guía para empresas de transporte

El DeCA (Documento electrónico de Control Administrativo) es la versión digital del documento que hasta ahora viajaba en papel en la cabina del camión. Acredita la relación contractual del transporte: quién carga, quién transporta, origen, destino, descripción de la mercancía y condiciones básicas del servicio. Es el documento que presenta el conductor cuando le para la Guardia Civil o un inspector de tráfico.

Hasta ahora ese documento podía ser en papel. A partir del 5 de octubre de 2026, tiene que ser digital de origen. No un PDF que alguien ha escaneado. No una foto de la hoja impresa. Un documento generado directamente por software, con un QR que enlaza a una URL accesible sin contraseña para que el inspector descargue el documento en el momento.

La diferencia práctica es que la empresa de transporte necesita un sistema que genere ese PDF, aloje el documento en un servidor accesible y asigne un código único a cada expedición. Si el TMS o software de gestión actual no hace eso, hay que adaptarlo antes del 5 de octubre.

La obligación aplica al transporte público de mercancías por carretera. Transporte público significa transporte por cuenta ajena: una empresa con tarjeta de transporte que cobra a un cliente por mover su mercancía. Distribución, paquetería, transporte de palets, carga completa, grupaje, última milla — todo eso es transporte público.

También están obligados los cargadores contractuales, no solo el transportista efectivo. Si tu empresa contrata transporte aunque no tengas flota propia, tienes obligaciones en la cadena documental.

Están exentos los vehículos con masa máxima autorizada igual o inferior a 2 toneladas y el transporte privado (una empresa que mueve su propia mercancía con sus propios vehículos y sin cobrar a nadie por el transporte). El transporte internacional de larga distancia tiene su propio régimen a través del eCMR y el eFTI europeo.

Operar con documentos en papel después del 5 de octubre es una infracción bajo la Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible y el régimen sancionador del Reglamento de la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres (ROTT). La ley clasifica las infracciones por gravedad y las sanciones pueden afectar tanto al transportista efectivo como al cargador contractual.

Más allá de la sanción económica, hay un riesgo operativo inmediato: si en una inspección de carretera el conductor no puede mostrar el DeCA en el formato correcto, el servicio puede quedar retenido hasta que se resuelva la situación. Para una empresa que mueve carga perecedera o con compromisos de entrega estrictos, eso tiene un coste muy superior a la sanción.

El plazo es real y no hay indicios de que vaya a aplazarse. La Resolución de 5 de junio de 2026 se publicó en el BOE con los requisitos técnicos precisamente para dar tiempo a las empresas a adaptar sus sistemas entre junio y octubre.

En la mayoría de los casos, no es necesario cambiar el TMS o el sistema de gestión de transporte. Es necesario adaptarlo. El DeCA reutiliza la información que ya está en el sistema: datos del servicio, origen, destino, cargador, transportista, descripción de la mercancía. Lo que cambia es el formato de salida y la infraestructura de almacenamiento.

El módulo de adaptación necesita tres componentes: un generador de PDF nativo que tome los datos del expediente y los forme según los campos exigidos, un repositorio con URL pública accesible bajo HTTPS donde alojar cada documento, y un generador de QR que incruste la URL única en el documento antes de cerrarlo.

Si el sistema actual genera albaranes o cartas de porte en PDF, la base técnica ya existe. La adaptación es un proyecto acotado, no una migración completa. El plazo de ejecución depende de la arquitectura del sistema existente, pero en los proyectos que hemos evaluado está entre cuatro y ocho semanas.

Las empresas que todavía gestionan transporte con hojas de cálculo o sistemas muy básicos tienen un problema mayor: no es solo la generación del DeCA, es que necesitan un sistema que capture los datos del servicio antes de que salga el camión. En ese caso, la situación obliga a una decisión que muchos llevaban aplazando: dar el paso a un software de gestión real.

El DeCA es la obligación española inmediata: documento digital de control para tráfico interior a partir del 5 de octubre de 2026. El eCMR es la carta de porte electrónica internacional, voluntaria hoy pero con implantación creciente en rutas transfronterizas. El eFTI es el reglamento europeo que obliga a las autoridades de todos los países UE a aceptar información de transporte en formato digital desde julio de 2027.

Las tres capas apuntan en la misma dirección: el papel desaparece del transporte. El DeCA es el primer paso forzoso en España. El eFTI es el paso siguiente a nivel europeo. Las empresas de transporte que operen en rutas internacionales van a necesitar gestionar los tres tipos de documentación desde el mismo sistema en los próximos 12 meses.

Para los operadores de forwarding, el eFTI es especialmente relevante: gestión de expedientes internacionales, documentación de aduanas y comunicación con agentes en origen y destino van a tener que adaptarse al intercambio de datos digitales estructurados. Las empresas que ya tengan un sistema de expedientes con integración de API están en buena posición. Las que todavía gestionan expedientes en email o en Excel tienen un problema más grande que el del DeCA.