Reglamento eFTI: la digitalización del transporte internacional en Europa

El Reglamento (UE) 2020/1056, conocido como eFTI (Electronic Freight Transport Information), es el marco europeo para la digitalización de la documentación de transporte de mercancías. Establece que a partir de julio de 2027, las autoridades competentes de todos los estados miembros de la UE deben aceptar la información de transporte en formato electrónico conforme al estándar eFTI. No pueden exigir papel si el operador presenta los datos en ese formato.

La diferencia con regulaciones anteriores es de fondo: el eFTI no trabaja con documentos digitalizados (un PDF de una hoja impresa) sino con datos estructurados. La información viaja en un formato que los sistemas de las autoridades pueden leer, procesar y verificar directamente, sin que un inspector tenga que transcribir nada a mano.

Para las empresas de transporte internacional, los transitarios y los operadores de forwarding, esto cambia cómo se diseñan los sistemas de información: no es suficiente con generar un PDF y enviarlo. Hay que estructurar los datos del expediente de forma que sean exportables en el formato eFTI cuando una autoridad los solicite.

El eFTI afecta a cualquier operador que participe en la cadena de transporte internacional dentro de la UE: transportistas, cargadores, transitarios, agentes de aduanas, operadores logísticos que gestionan carga transfronteriza. No afecta al transporte puramente doméstico, que en España tiene su propio régimen a través del DeCA.

Para los transitarios y agentes de forwarding, el impacto es especialmente significativo. La gestión de expedientes internacionales hoy implica intercambio de documentos por email, PDFs de conocimientos de embarque, CMRs en papel y comunicaciones manuales con agentes de origen y destino. El eFTI empuja hacia un modelo donde esa información fluye en datos estructurados entre sistemas, no en documentos entre bandejas de correo.

Los operadores con mayor exposición son los que mueven carga entre varios países UE con frecuencia: operadores de transporte terrestre internacional, transitarios con rutas regulares Francia-España-Portugal-Alemania, importadores y exportadores con alto volumen de expediciones comunitarias.

El eCMR es el contrato. El eFTI es el canal de comunicación con las autoridades. Cuando un camión cruza una frontera con mercancía, el eCMR documenta el acuerdo entre cargador, transportista y destinatario. El eFTI es el mecanismo por el que el inspector de aduanas o tráfico accede a los datos del envío sin pedir que el conductor le pase papeles.

Una empresa que ya opera con eCMR tiene ventaja para cumplir con eFTI porque los datos del expediente ya están en formato digital. Lo que falta es que esos datos sean exportables en la estructura eFTI cuando se requiera. En la práctica, es una capa de integración entre el sistema de gestión de expedientes y la plataforma eFTI, no un cambio de sistema completo.

Las empresas que todavía no tienen eCMR y gestionan el transporte internacional con documentos en papel tienen dos pasos pendientes: digitalizar la documentación contractual con eCMR y estructurar los datos para eFTI. La buena noticia es que ambos se pueden resolver con el mismo proyecto si se diseña bien desde el principio.

Para los transitarios, el eFTI no es solo una cuestión de documentación: es una señal de hacia dónde va el sector. Los grandes cargadores europeos ya están presionando a sus proveedores logísticos para que tengan sistemas capaces de intercambiar datos estructurados. El que no pueda integrarse digitalmente con sus clientes irá perdiendo contratos frente a los que sí pueden.

La gestión de expedientes de forwarding que hoy funciona con email y PDF tiene un límite natural: no escala bien, genera errores de transcripción, depende de personas concretas para saber el estado de cada expediente y no puede conectarse con sistemas de los clientes ni de los agentes de destino de forma automatizada.

Un sistema de expedientes bien construido para la era eFTI no solo cumple con la regulación: genera una ventaja operativa real. Los pedidos de los clientes entran directamente al sistema, los estados de los expedientes se actualizan automáticamente desde las comunicaciones con los agentes, la documentación de aduanas se genera desde los datos del expediente y la facturación sale sola cuando el expediente se cierra.

Julio de 2027 está a menos de un año. Para la mayoría de empresas con operativa internacional, la preparación no es urgente de la misma forma que el DeCA, pero tampoco es algo para dejar para el último trimestre del año que viene.

El primer paso es auditar el estado actual: cómo se generan y gestionan los documentos de transporte internacional, qué datos del expediente ya están en el sistema y cuáles solo existen en papel o en emails, y qué capacidad de integración tiene el software de gestión existente.

El segundo paso es diseñar la arquitectura de datos del expediente para que sea compatible con el modelo eFTI: datos estructurados, identificadores únicos por expedición, estados auditables y capacidad de exportar en el formato que el estándar requiere. Ese diseño determina qué cambios hay que hacer en el sistema y en cuánto tiempo.

Las empresas que inviertan en esa arquitectura antes de que la obligación sea efectiva no solo cumplen: se posicionan mejor frente a clientes grandes que ya exigen integración digital con sus proveedores logísticos.