Portal de transportistas y asignación de cargas
Portal donde los transportistas subcontratados ven las cargas disponibles, aceptan con un clic y suben su documentación, sin cadenas de llamadas ni faxes.
El problema
Operador que subcontrata parte de su transporte: cada carga libre suponía una ronda de llamadas a transportistas de confianza, negociación por teléfono y documentación (seguro, CAP, tarjeta de transporte) pedida por email y guardada en carpetas. Cargas que se quedaban sin cubrir por no llegar a tiempo al transportista adecuado, y sustos con documentación caducada descubierta tarde.
La ronda de llamadas para cubrir una carga libre podía llevarme veinte minutos. Si no cogían el teléfono o ya estaban ocupados, empezabas de nuevo. Con el portal publico la carga y en menos de diez minutos suele estar asignada. Y sé que el seguro está vigente porque el sistema no deja aceptar si no lo está.
La solución
Portal de transportistas: las cargas disponibles se publican con tarifa y requisitos, los transportistas homologados las ven al instante (web y móvil) y aceptan con un clic. La documentación se sube al portal y el sistema avisa antes de que caduque, un transportista con el seguro vencido no puede aceptar cargas. Todo integrado con el TMS.
La ronda de llamadas: el cuello de botella del transporte subcontratado
Cualquier operador que subcontrata parte de su capacidad conoce el proceso: sale una carga, el jefe de tráfico empieza a llamar transportistas de su lista, alguno no coge, otro ya está ocupado, el tercero pide más de lo que se puede pagar y el cuarto acepta pero hay que esperar confirmación escrita. Mientras tanto la carga sigue sin asignar y el tiempo de respuesta al cliente se alarga. En días de alta demanda, este proceso se repite varias veces simultáneamente y consume la mañana entera del equipo de tráfico.
El riesgo silencioso de la documentación caducada
Un transportista subcontratado con el seguro de responsabilidad civil vencido es un riesgo legal que el operador asume sin saberlo. Antes del portal, la documentación, seguro, CAP del conductor, tarjeta de transporte, autorización para mercancías especiales, se pedía al homologar al transportista, se guardaba en una carpeta compartida y se revisaba cuando alguien se acordaba. Nadie se acordaba hasta que algo salía mal. El portal controla automáticamente las fechas de caducidad de cada documento: un transportista con documentación vencida no puede ver las cargas disponibles hasta que sube la versión actualizada.
Negociar con datos en lugar de con intuición
El portal genera automáticamente un histórico por transportista: cuántas cargas ha aceptado, cuántas ha completado en plazo, cuántas incidencias ha reportado y cuáles han sido sus tarifas históricas. Cuando llega el momento de renegociar condiciones con los transportistas más estratégicos, el operador va a esa conversación con datos concretos en lugar de con sensaciones. Los transportistas que siempre cumplen tienen argumentos para pedir mejores condiciones. Los que acumulan incidencias se pueden ver con evidencia.
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