TMS operativo para flota de media distancia
Sustitución de hojas de cálculo y un SaaS rígido por un TMS a medida con planificación de rutas, tracking GPS y facturación por servicio.
El problema
Operador con más de 80 rutas diarias planificadas en un Excel que solo entendía una persona. Los cambios de última hora se gestionaban por WhatsApp, el SaaS de turno no soportaba reglas ADR ni facturación por tramo, y cada fin de mes administración rehacía facturas a mano contra los albaranes. Un retraso en el primer reparto de la mañana no se detectaba hasta que llamaba el cliente.
El Excel lo controlaba una persona. Si estaba de baja, nadie sabía qué había pendiente ni qué estaba comprometido. Eso pasaba dos veces al año y siempre era un lío. Ahora cualquiera abre el sistema y ve exactamente lo mismo que vería yo.
La solución
TMS propio con planner visual de rutas, integración GPS de la flota, reglas ADR por mercancía, portal de clientes con sus entregas en tiempo real y exportación directa a contabilidad. Código y datos en infraestructura del cliente, si mañana quieren cambiar de proveedor, el sistema es suyo.
El contexto: crecer sin tecnología que escale contigo
Este operador había crecido de manera orgánica durante años: más camiones, más rutas, más clientes. La tecnología no había crecido con ellos. El Excel de rutas, que en su día fue suficiente para 20 rutas, había llegado a gestionar más de 80 con fórmulas encadenadas que solo la persona que las construyó entendía. No era un problema de falta de esfuerzo, era un problema estructural: la herramienta no estaba diseñada para ese volumen ni para ese grado de coordinación.
Por qué el SaaS de turno no funcionó
Antes de contactar con NaimiTech, habían probado un TMS de mercado. El problema no era la interfaz ni el precio: era que el SaaS estaba diseñado para el caso general y este operador tenía casuística específica. Sus reglas ADR por tipo de mercancía no encajaban en el modelo de datos del SaaS. La facturación por tramo con tarifas distintas por cliente requería exportar datos a Excel para acabar de construir la factura. Y la integración con su GPS de flota existente nunca funcionó bien porque el SaaS usaba un proveedor GPS propio.
La solución: un TMS que habla el idioma de su operación
El TMS que construimos parte de la operación real, no de un modelo genérico. El planner visual de rutas refleja exactamente cómo su equipo de tráfico organiza el día: por zona, por vehículo disponible, con restricciones de carga y con las reglas ADR ya embebidas. La integración GPS no requirió cambiar de proveedor: conectamos directamente con el sistema que ya usaban. Y la facturación exporta al formato de su contabilidad sin que nadie tenga que tocar un Excel.
Lo que cambió en la operación real
El cambio más visible fue inmediato: la planificación diaria pasó de tres horas a menos de 45 minutos. Pero el cambio más importante fue menos visible: la información dejó de vivir en la cabeza de una sola persona. Cualquier miembro del equipo de tráfico puede abrir el sistema y ver el estado de cada ruta, cada vehículo y cada entrega. Los cambios de última hora se gestionan en el sistema, no por WhatsApp. Y los retrasos se detectan en el momento, no cuando llama el cliente.
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