DeCA obligatorio el 5 de octubre: qué tiene que hacer tu empresa de transporte antes de esa fecha

El DeCA (Documento electrónico de Control Administrativo) es el documento que acredita la relación contractual del transporte: quién carga, quién transporta, origen, destino y descripción de la mercancía. Es el que presenta el conductor en una inspección de tráfico. Hasta ahora podía ser en papel. A partir del 5 de octubre, tiene que ser un PDF generado nativamente por software, con un código QR que enlaza a una URL accesible sin contraseña para que el inspector descargue el documento en el momento.

No es un PDF de un documento impreso y escaneado. Tiene que generarse directamente desde el sistema de gestión, con los datos del servicio, un identificador único por expedición y los requisitos técnicos publicados en la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril.

La obligación aplica al transporte público de mercancías por carretera: empresas con tarjeta de transporte que cobran por mover mercancía de terceros. Distribución, paquetería, transporte de palets, carga completa, grupaje, última milla. También los cargadores contractuales, que son las empresas que contratan el transporte aunque no tengan flota propia.

Están exentos los vehículos con masa máxima autorizada de 2 toneladas o menos y el transporte privado (una empresa que mueve su propia mercancía con sus propios vehículos sin cobrar por ello). El transporte internacional tiene su propio régimen a través del eCMR y el Reglamento eFTI europeo, cuya fecha es julio de 2027.

La Resolución de 5 de junio de 2026 es muy concreta en los requisitos. El DeCA tiene que ser un PDF generado nativamente (no escaneado), con un tamaño máximo de 5 MB. Debe incluir un código QR que contenga una URL única bajo protocolo HTTPS con TLS versión 1.2 o superior. Al acceder a esa URL, el documento debe descargarse o visualizarse directamente, sin ningún paso de autenticación. El documento debe generarse y estar disponible antes de que el camión salga con la carga.

Dos cosas que no valen: un PDF creado a partir de un escaneado y una URL que pide login antes de mostrar el documento. El inspector tiene que poder descargar el DeCA apuntando su móvil al QR, sin contraseña, sin registro, sin ningún paso intermedio.

En la mayoría de los casos, el TMS o sistema de gestión de transporte no necesita ser sustituido. Necesita ser extendido con tres componentes: un generador de PDF nativo que forme el documento con los campos exigidos a partir de los datos del expediente, un repositorio con URL pública bajo HTTPS donde alojar cada documento, y un generador de QR que incruste la URL única en el PDF antes de cerrarlo.

Si el sistema ya genera albaranes o cartas de porte en PDF, la base técnica está. La adaptación es un proyecto acotado. El plazo realista, contando auditoría técnica, desarrollo, pruebas y formación del equipo operativo, está entre cuatro y ocho semanas según la arquitectura del sistema existente.

Las empresas que todavía gestionan transporte con Excel o con sistemas muy básicos tienen un reto mayor: no es solo el DeCA, es que necesitan capturar los datos del servicio antes de que salga el camión. Para ellas, la obligación del DeCA empuja una decisión que llevaban aplazando.

El primer paso es comprobar si el software de gestión actual puede generar PDF nativos con los datos del servicio. Si puede hacerlo pero no con el formato correcto ni con el repositorio de URLs públicas, el alcance del proyecto es acotado y puede completarse antes del 5 de octubre si se arranca esta semana.

Si el sistema actual no genera ningún tipo de documentación digital del servicio, el plazo es justo pero manejable con el equipo y los recursos correctos. Lo que ya no tiene solución es esperar hasta septiembre.

La auditoría técnica de 30 minutos que ofrecemos sirve exactamente para esto: revisar el sistema existente y decir con precisión qué falta, en cuánto tiempo se puede hacer y qué costaría. Sin compromiso, sin PDF comercial. Si la situación requiere un proveedor diferente al nuestro, también lo decimos.