Gestión de expedientes para forwarding
Sistema de expedientes a medida: tránsitos, documentación internacional, hitos por expediente y comunicación con agentes en origen y destino.
El problema
Transitario gestionando expedientes en carpetas compartidas y cadenas de email interminables con agentes, navieras y aduanas. Cada expediente vivía en la cabeza del operativo que lo llevaba: si estaba de vacaciones, nadie sabía si el BL estaba emitido o si el despacho estaba pendiente. Los hitos críticos (cut-off, llegada, levante) se controlaban con recordatorios personales.
La solución
Sistema de expedientes con línea de tiempo por embarque: hitos, documentos (BL, packing, DUA), alertas de cut-off y llegada, y un hilo de comunicación por expediente en lugar de veinte emails cruzados. Cualquiera del equipo abre el expediente y sabe exactamente en qué estado está.
Resultados
- Cualquier operativo puede continuar un expediente ajeno sin llamadas
- Cero cut-offs perdidos por recordatorios que fallan
- Documentación de cada embarque localizable en segundos, años después
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- NDA disponible antes de compartir información