Verifactu y factura electrónica: qué cambia para empresas de logística

El error más frecuente que estamos viendo es tratar Verifactu como un proyecto aislado: contratar una plataforma externa de facturación electrónica que obliga a facturar dos veces, una en el ERP de siempre, otra en la plataforma nueva. Eso duplica el trabajo de administración exactamente en el área donde menos margen de error hay.

El impacto en logística y transporte es mayor que en otros sectores porque el volumen de facturación por servicio suele ser alto: una factura por ruta, por expedición, por albarán. Si ese proceso se duplica, el cuello de botella diario que crea Verifactu puede ser mayor que el problema que resuelve.

La alternativa correcta es integrar el cumplimiento en el flujo existente: un módulo que se conecta al ERP, genera la factura en el formato exigido (Facturae, registro Verifactu con su QR), la remite al canal correspondiente y devuelve el acuse al mismo sistema donde ya se factura. Administración sigue haciendo exactamente lo que hacía, el cumplimiento ocurre por debajo, de forma automática.

Para quien factura desde un ERP a medida o muy personalizado, esto suele ser posible sin sustituir nada: se añade la capa de cumplimiento como un módulo nuevo que habla con el ERP por API. En el caso real que resolvimos para una empresa con quince años con su propio ERP, cero cambios en el flujo de trabajo, el módulo de cumplimiento es invisible para administración.

Verifactu (VERI*FACTU) aplica a todas las empresas y autónomos que usen software de facturación para emitir facturas B2B. La implantación es escalonada: grandes empresas primero, resto después. La obligatoriedad de la factura electrónica B2B (formato Facturae o equivalente) sigue el mismo esquema. Los plazos exactos actualizados están en la AEAT.

Si tu empresa ya usa un ERP a medida o un sistema de facturación propio, el momento de actuar es antes de que llegue la fecha límite, las adaptaciones de último minuto en sistemas críticos de facturación son el escenario de mayor riesgo. Contacto para evaluar el impacto en tu sistema: contactar con NaimiTech.

Una empresa de distribución o transporte puede emitir cientos o miles de facturas al mes: una por expedición, una por ruta, una por servicio de almacenaje. Cada una de esas facturas tiene que cumplir con el formato y el registro exigido. En volúmenes altos, la facturación manual o semi-manual ya era un cuello de botella antes de Verifactu. La norma convierte ese cuello de botella en un problema de cumplimiento con consecuencias legales.

Para empresas que facturan desde el TMS directamente, el impacto es doble: hay que actualizar el TMS (o su módulo de facturación) para que genere el formato correcto y registre en Verifactu, y hay que asegurarse de que las integraciones con los ERPs de los clientes sigan funcionando con los nuevos formatos. El coste de no hacerlo es una multa, pero también la imposibilidad de enviar facturas válidas a clientes que ya exijan el cumplimiento.

Si vuestra facturación sale de un ERP o TMS desarrollado a medida hace años, hay dos caminos posibles: contratar una plataforma de facturación electrónica externa como middleware (pero eso vuelve a crear el problema de doble entrada), o añadir un módulo de cumplimiento directamente en el sistema existente.

La segunda opción es la correcta cuando el sistema de facturación ya está bien integrado en la operación. El módulo de cumplimiento se conecta al ERP por la API interna existente, genera el documento en el formato requerido, registra la operación en Verifactu y devuelve el acuse de registro al expediente. Para el equipo administrativo, el flujo no cambia. Para el TI, es un módulo nuevo con un contrato de API claro, no una reescritura.